L’Ecole Indépendante est organisée administrativement suivant 
un organigramme adopté par les organes de l’Ecole et fonctionne 
sur base des missions lui confiées par les textes légaux et réglementaires. 

Le Personnel de l’Ecole Indépendante est composé du Directeur de l’Ecole, RAF, 
du préfet des Etudes, du Responsable pédagogique des trois premiers cycles et Maternelle, 
du bibliothécaire, du personnel de maintenance ainsi que  du personnel enseignant.

Des attributions des membres du personnel sont décrites comme suit :
1.    Le Directeur de l’Ecole

a)    Est responsable du fonctionnement général de l’Ecole. A ce titre, il organise et contrôle toutes les activités en conformité avec les orientations et les objectifs d’excellence visés par l’Ecole en collaboration avec le RAF, le Préfet des études et le responsable Pédagogique des trois premiers cycles et Maternelle
b)    Exerce son autorité dans les domaines administratif, pédagogique et financier et rend compte de sa gestion au Comité des parents.
c)    Assure toute l’administration de l’Ecole et traite toutes les correspondances adressées à l’Ecole. Il gère le personnel des différentes sections et établit la notation du personnel au premier et au second degré selon le cas.
d)    Est habilité à traiter avec les partenaires de l’éducation sur toutes les questions relatives à l’enseignement. Il veille à l’authenticité des attestations, certificats et diplômes décernés par l’Ecole et est dépositaire du sceau de l’Ecole.
e)    Doit jouer le rôle de rassembleur et de conciliateur. Il doit insuffler à toute la communauté de l’Ecole un esprit de corps et imprimer une image de marque.
f)    Doit contrôler les performances professionnelles du personnel sous son autorité. Il travaille en étroite collaboration avec le préfet des études et le Responsable pédagogique des trois premiers cycles et maternelle pour l’organisation de toutes les activités pédagogiques. Il doit veiller entre autres :
- au respect et application des programmes,
- à la régularité, fréquence et qualité des évaluations,
- au contrôle régulier du travail des enseignants par les visites de classes,
- à la fourniture du matériel scolaire et de toute la documentation,
- à ce que l’enseignement se dispense de manière à construire une pensée critique et raisonnée chez l’apprenant,
g)    Rassemble tous les organes de concertation et en préside les réunions suivant les périodicités déterminées.
h)    Est garant du respect du règlement de l’Ecole et sanctionne les manquements et les écarts observés.
i)    Préside les jurys de délibération qui décident de l’avancement de classe, des redoublements et des exclusions.
j)    Doit gérer les dépenses conformément aux prévisions budgétaires. Il doit assurer une gestion saine des finances et du patrimoine de l’Ecole et en faire un rapport trimestriel au Comité des Parents.

 2. Le Responsable administratif et financier
Sous la supervision du Directeur de l’Ecole, le Responsable Administratif et Financier est chargé de :
-    Elaborer le budget annuel,
-    Exécuter le budget,
-    Suivre l’exécution du budget par les rédactions des rapports d’activités hebdomadaire, mensuel, trimestriel et annuel,
-    Vérifier les documents et pièces justificatifs,
-    Contrôler le budget : sur base des états d’exécution budgétaire, la personne ayant dans ses attributions l’Administration et Finance rédige un rapport financier comprenant notamment :
•    Une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux objectifs de la période ;
•    Une analyse détaillée du point d’exécution des budgets par catégorie de dépenses, par axe d’intervention et par activité, par direction ;
•    Une analyse des déboursements par catégorie de dépenses ;
•    Une analyse de la situation de trésorerie ;
•    Une analyse de la situation des engagements.

 3. Du Préfet des Etudes
Sous la supervision du Directeur de l’Ecole, le Préfet des Etudes est chargé de:
1.    Elaborer l’horaire des cours et des examens,
2.    Organiser et effectuer régulièrement des visites de classe et produire un rapport d’inspection,
3.    Collaborer avec les enseignants et le Directeur de l’Ecole afin d’identifier les apprenants qui accusent des insuffisances et prévoir des séances de remédiation,
4.    Participer aux journées pédagogiques,
5.    Conseiller le directeur de l’Ecole sur les stratégies à prendre et susceptibles d’améliorer les résultats scolaires,
6.    Contrôler la régularité des enseignants et des apprenants,
7.    Etablir un rapport sur les absences et les retards des enseignants,
8.    Analyser les résultats scolaires des apprenants, établir un diagnostic complet et proposer des solutions aux problèmes identifiés,
9.    Superviser et contrôler le travail des encadreurs de la discipline
10.    Organiser, superviser les activités parascolaires des apprenants (renforcement des clubs, théâtre, tournois d’éloquence etc.),
11.    Noter les encadreurs au premier degré,
12.    S’assurer que l’enseignement se dispense de manière à viser l’excellence,
13.    Participer à l’élaboration du rapport pédagogique trimestriel et annuel,
14.    Exécuter tout autre travail lui demandé par ses supérieurs

Superviser la proclamation des Travaux Journaliers par les titulaires de classe avant le début des examens de chaque trimestre


 4. Responsable pédagogique des premiers cycles et maternelle
Sous la supervision du Directeur  de l’Ecole, le Responsable Pédagogique est chargé de :
-    Organiser et effectuer régulièrement des visites de classe et produire un rapport d’inspection ;
-    Elaborer un horaire de cours et d’examens ;
-    Collaborer avec  les enseignants afin d’identifier les élèves qui accusent des insuffisances et prévoir des séances de remédiation ;
-    Choisir les tests de direction ;
-    Participer aux journées pédagogiques ;
-    Conseiller le directeur de Section sur les stratégies à prendre et susceptibles d’améliorer les résultats scolaires 
-    Contrôler la régularité des enseignants et des écoliers ;
-    Etablir un rapport sur les absences et les retards des enseignants
-    Analyser les résultats scolaires des écoliers, établir un diagnostic complet et proposer des solutions aux problèmes identifiés
-    Participer à l’élaboration du rapport trimestriel et annuel
-    Exécuter tout autre travail lui demandé par ses supérieurs. 
5. L’Encadreur Pédagogique
Sous la supervision du Responsable des trois premiers cycles de l’Ecole fondamentale et de la maternelle, l’encadreur Pédagogique est chargé de:
-    Organiser et effectuer régulièrement des visites de classe et produire un rapport d’inspection
-    Elaborer un horaire de cours et d’examens
-    Collaborer avec le Responsable pédagogique et les enseignants afin d’identifier les élèves qui accusent des insuffisances et prévoir des séances de remédiation,
-    Choisir les tests de direction ;
-     Participer aux journées pédagogiques ;
-    Conseiller le responsable pédagogique  sur les stratégies à prendre et susceptibles d’améliorer les résultats scolaires
-    Contrôler la régularité des enseignants et des écoliers 
-    Etablir un rapport sur les absences et les retards des enseignants
-    Analyser les résultats scolaires des écoliers, établir un diagnostic complet et proposer des solutions aux problèmes identifiés
-    Participer à l’élaboration du rapport trimestriel et annuel
-    Exécuter tout autre travail lui demandé par ses supérieurs. 
 6. Du Personnel Enseignant 
Les enseignants ont le devoir de :
-     Former avec la plus grande attention leurs élèves aussi bien sur le plan pédagogique que moral et intellectuel.
-    Tenir et mettre à jour les documents pédagogiques. 
-    Dispenser les enseignements en visant l’excellence ;
-    Actualisés régulièrement le contenu des cours conformément  aux programmes d’enseignement en vigueur 
-    Organiser des séances de suivi ou de rattrapage sous la supervision de la direction,
-    Ne pas organiser de cours du soir aux élèves / écoliers de sa classe ou de classe parallèle ;
-    Signaler tout écart de comportement des élèves /écoliers dont ils sont titulaires de classe (ou de cours) et de classe à la direction pour prise ;
-    Evaluer régulièrement les élèves /écoliers sous leur responsabilité,
-    Communiquer régulièrement aux parents les résultats des travaux des élèves écoliers ;
 7. Des Secrétaires de Direction
Le cahier des charges définit les missions, responsabilités et compétences requises pour le poste de Secrétaire de Direction. Il a pour but de préciser les attentes de l’entreprise vis-à-vis du titulaire du poste et d’assurer une organisation optimale des tâches administratives et de gestion
Les principales Missions et Responsabilités sont :
•    Jouer un rôle clé dans la communication interne et externe ;
•     Veiller à la fluidité des opérations administratives ;
•    Rédiger, classer et archiver les documents administratifs ;
•    Gérer les courriers, courriels et communications internes et externes ;
•    Assurer la rédaction de comptes rendus de réunions ;
•    Assurer la mise à jour et la gestion des bases de données ;
•    Traiter et transmettre avec diligence les dossiers individuels des apprenants ;
•    Transcrire régulièrement dans des registres appropriés les résultats des élèves ;
•    Assurer la communication entre la direction et les différents services de l’école ;
•    Faire preuve de sens d’organisation et gestion des priorités ; 
•    Assurer un sens de la discrétion et de la confidentialité des informations;
8. Du Comptable 
Le cahier de charge sert de référence pour l'organisation des tâches comptables et financières au sein de l’établissement scolaire. Il est administrativement rattaché au Directeur de l’Etablissement / RAF
Ses principales missions et responsabilités sont définies comme suit 
•    Tenue de la comptabilité générale et analytique de l’établissement.
•    Saisie et contrôle des écritures comptables (achats, ventes, salaires, amortissements, etc.).
•    Élaboration des budgets prévisionnels et suivi budgétaire.
•    Suivi des encaissements (paiements des frais de scolarité, subventions, dons, etc.).
•    Gestion des règlements fournisseurs et prestataires.
•    Suivi des opérations bancaires et rapprochements bancaires.
•    Élaboration des états financiers et des bilans comptables.
•    Préparation et traitement des salaires du personnel (enseignants, administratifs, techniciens).
•    Gestion des déclarations sociales et fiscales (URSSAF, impôts, retraites, etc.).
•    Suivi des contrats de travail et des absences en lien avec le service RH.
•    Gestion et archivage des documents comptables et financiers.
•    Veille à l’application des normes comptables et fiscales applicables au secteur scolaire
•    Préparation des audits comptables et réponses aux demandes des organismes de contrôle.
•    Communication avec les parents d’élèves concernant les paiements et les éventuels impayés.
•    Collaboration avec la direction et le conseil d’administration pour la gestion
•    Maîtrise des logiciels comptables ( ex : SAGE ; CIEL ; etc. ) selon les contextes
Faire preuve d’un sens des responsabilités et de la confidentialité des informations 

9. Du Bibliothecaire
En plus d’être ponctuel et régulier au service, le bibliothécaire nouvellement recruté sera chargé de :
- Sélectionner selon les besoins de la bibliothèque les documents à commander ;
- Dresser la liste de ces documents et la transmettre au service financier de l’Ecole Indépendante qui se chargera de passer la commande auprès des fournisseurs pour l’achat ;
- Réceptionner les documents commandés ;
- Réceptionner les dons en documents ou en matériels s’ils cadrent bien avec les besoins de la bibliothèque ;
- Traiter physiquement les documents reçus : après vérification, passer à l’estampillage et aux différents enregistrements ;
- Traiter intellectuellement les documents : faire le catalogage, l’indexation et la cotation de ces documents ;
- Etiqueter les documents traités ;
- Cataloguer en ligne les documents (Encodage), en cas d’informatisation de la bibliothèque ;
- Classer, sur les rayonnages les documents traités ;
- Classer les fiches dans des fichiers ;
- Préparer la signalétique des documents classés sur les rayonnages ;
- Préparer et afficher le plan de classement sommaire, à l’intention des usagers de la bibliothèque ;
- Préparer et afficher les consignes utiles ;
- Préparer des séances d’initiation à la recherche documentaire, à l’intention des usagers de la bibliothèque ;
- Accueillir les usagers, les orienter dans leur recherche documentaire et les servir ;
  Réaliser périodiquement les inventaires ;
- Produire régulièrement des rapports de travail ;
- Participer dans des réunions convoquées par ses chefs hiérarchiques ;
- Tenir des réunions de service en cas de besoin ;
- Renforcer ses capacités par rapport au métier de bibliothécaire ;
- Réaliser toutes les activités lui confiées par ses chefs hiérarchiques.